山东开放大学关于进一步规范开放教育学生基本信息修改工作的通知

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鲁开大教务字〔20218

 

 

山东开放大学

关于进一步规范开放教育学生

基本信息修改工作的通知

 

各市(直管县)电大,省开大各有关部门、单位:

为全面落实国家开放大学(以下简称“国开”)创优提质战略要求,按照省开大“四个从严”相关工作的部署,进一步规范开放教育学生基本信息修改工作,明确修改范围、类型、依据和要求,现将有关事项安排通知如下,请认真遵照执行。

一、适用对象

国家开放大学(原中央广播电视大学)山东分部开放教育在籍生及毕业生。

二、信息修改范围和流程

(一)信息修改范围

学生基本信息修改一般包含两种情况,一是招生报名时将学生基本信息录入错误,二是学生在籍期间发生的姓名、身份证号等个人基本信息变更。

学生基本信息修改范围主要包括学生姓名、性别、民族、身份证号、出生日期等个人基本信息。转学、转专业、转学习中心、学历上网、照片更正以及退学等不属于信息修改范围。2014年春季开始,国开已不再受理同时更改学生姓名及身份证号信息的“双改”申请。

(二)信息修改流程

市(直管县)电大学习中心(教学点)按本文件要求汇总并审核学生基本信息修改的证明材料,由市(直管县)电大汇总提交至省开大,省开大审核通过后录入教务系统,并将数据与证明材料提交国开学籍科进行审批修改,之后在教育部学信网进行处理。

三、信息修改分类要求

市(直管县)电大学习中心(教学点)对在籍生因录入错误或个人信息变更引起的学生基本信息修改,均应及时为学生提出修改申请,避免学生临近毕业但信息仍有误,或已毕业再申请修改学历信息的情况。

根据信息修改的两种原因,以及学生在籍、毕业两种学籍状态,学生基本信息修改分为在籍生信息录入错误修改、在籍生信息变更修改、毕业生信息录入错误修改、毕业生信息变更修改四个类别。

(一)在籍生信息修改

1.在籍生信息录入错误修改。在籍生信息录入错误,需在入学第一学期内提交修改申请。材料要求:

1信息修改书面报告。

2)每名学生证明材料

身份证原件图片(身份证正、反面扫描在同一页)、报名登记表原件图片。其中,报名登记表是学生报名时所填原件或其复印件,需有学生本人及审核人签字、学习中心(教学点)及省开大审核意见处均需盖章。

3)《国家开放大学在籍生基本信息修改(录入错误)统计表》(见附件1)须由各市(直管县)电大主管校长签字,并加盖学校公章。

2.在籍生信息变更修改。学生在籍期间个人信息发生变更后,应在毕业前及时提交信息变更修改申请,不得拖延到临毕业学期或毕业后。材料要求:

1信息变更修改书面报告。

2)每名学生证明材料。

学生在籍期间发生性别、民族变更,需要提供身份证原件图片(身份证正、反面扫描在同一页)。

学生在籍期间发生的姓名变更,需要提供身份证原件图片(身份证正、反面扫描在同一页)、曾用名所在页户口本原件图片或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片。

学生在籍期间发生的身份证号变更,需要提供身份证原件图片(身份证正、反面扫描在同一页)、公民身份证号码更正事项告知函原件图片或公民身份证号码变更证明原件图片或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片。

3)《国家开放大学在籍生基本信息修改(信息变更)情况统计表》(见附件2须由各市(直管县)电大主管校长签字,并加盖学校公章。

(二)毕业生信息修改

毕业生信息修改是指学生在籍期间,市(直管县)电大学习中心(教学点)未及时为学生申请信息修改,导致学生毕业后申请学历信息修改。根据国开相关规定,原则上不再接受毕业生信息修改的申请,若毕业生在籍期间确因特殊原因未在规定时间内进行信息修改,需提供信息修改书面报告说明具体原因,并提供相应证明材料来申请学历信息修改。

1.毕业生信息录入错误修改。毕业生录入错误的信息修改证明材料要求为:

1)信息修改书面报告,需说明在籍期间未及时申请更正的原因。

2)证明材料除了按照(一)中在籍生信息录入错误修改的要求提供外,还需同时提供毕业生登记表中毕业生基本信息所在页。

3)《国家开放大学毕业生基本信息修改(录入错误)情况统计表》(见附件3),统计表须由各市(直管县)电大主管校长签字,并加盖学校公章。

2.毕业生信息变更修改。毕业生在籍期间发生的信息变更证明材料要求为:

1)信息修改书面报告,说明在籍期间未及时申请更正的原因。

2)证明材料除了按照(一)中在籍生信息变更的要求提供外,还需同时提供毕业生登记表中毕业生基本信息所在页。

3)《国家开放大学毕业生基本信息修改(信息变更)情况统计表》(见附件4)须由各市(直管县)电大主管校长签字,并加盖学校公章。

4)学生毕业后发生的个人信息变更,不得修改学历信息。

四、各项材料具体要求

(一)电子材料要求

1.文件夹命名及邮件主题。

总文件夹与邮件主题命名格式一致为:(学期)分校名称+信息修改第X+人数+日期。总文件夹内按照信息修改类型予以分类。样例见附件5

2.国家开放大学学生基本信息修改情况统计表。

14类情况统计表均使用EXCEL电子表格提交,在籍生按学号升序排序,毕业生按注册证号排序。

2)电子扫描文件。纸质版由主管领导和经手人签字,并加盖分校公章后扫描,扫描件文件以JPG格式提交,图片需清晰、完整、表头朝上,大小不得超过1MB,以“分校名称+信息修改类型+统计表”命名,“+”不用打在文件名中。

 3.信息修改证明材料。

1)按4个类别分类整理。每个学生一个文件夹,文件夹命名中的“姓名”与EXCEL信息修改情况统计表中“姓名”列中的姓名保持一致。在籍生以“学号+姓名”命名文件夹,毕业生以“注册证号(51161开头的毕业生电子注册号)+姓名+学号”命名文件夹,“+”不用打在文件名中。

2)电子扫描材料以JPG格式提交。材料图片清晰,分辨率在200×200以上,每张大小控制在1MB以内。每幅图片按证明材料内容命名,如身份证、户口页等。样例见附件6

(二)纸质材料要求

纸质材料须与所提交电子版扫描件完全一致,身份证、户口本、证明等个人证照材料提交复印件即可(不需要原件)。

(三)报告要求

各市(直管县)电大关于学生基本信息修改的报告须加盖公章,同时将该报告与信息修改情况统计表一起加盖骑缝章。文件扫描件以JPG格式提交,不超过1MB

五、材料提交

市(直管县)电大学习中心(教学点)须严格审核学生信息修改申请材料,确保材料的真实性,保证学生确系本人。审核无误后,按以上要求整理,电子版材料发至教务处邮箱kfk2008@126.com,纸质材料邮寄到教务处学籍科。提交时间为,上半年430日前,下半年1030日前。省开大不接收一季多批次零散申报,不直接接收学习中心(教学点)申报。

 

附件:1.国家开放大学在籍生信息录入错误修改情况统计

    

     2.国家开放大学在籍生信息变更修改情况统计表

     3.国家开放大学毕业生信息录入错误修改情况统计

    

     4.国家开放大学毕业生信息变更修改情况统计表

     5.文件夹命名示例

     6.证明材料及命名示例

 

 

                                   山东开放大学

                                  2021310


附件1

国家开放大学在籍生信息录入错误修改情况统计表

 

单位名称:     市(直管县)电大(加盖处章)

 

           时间:

 

 

 

序号

分校名称

学号

姓名

证件编号

更正内容

错误信息

正确信息

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 















 

主管校长(签字):                                              经手人(签字):

 

注:(1)本表中“更正内容”指姓名、性别、身份证号、民族。

2)本表中“证件编号”指更正前系统中的证件号码。

3)本表按学号升序排序。

4本表请使用相同内容的excel文件提交

 

 

附件2

 

国家开放大学在籍生信息变更修改情况统计表

 

 

单位名称:     市(直管县)电大(加盖处章)

 

时间:

 

 

 

 

序号

分校名称

学号

姓名

证件编号

更正内容

错误信息

正确信息

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

















主管校长(签字):                                         经手人(签字):

 

注:(1)本表中“更正内容”指姓名、性别、身份证号、民族。

2)本表中“姓名”和“证件编号”指更正前系统中的姓名和证件号码。

3)本表按学号升序排序。

4)本表请使用相同内容的excel文件提交。

 

 

 

 

 

 

附件3

 

国家开放大学毕业生信息录入错误修改情况统计表

单位名称:       市(直管县)电大加盖校章)

 

 

时间:

 

序号

分校名称

学号

注册证号

姓名

证件编号

更正内容

错误信息

正确信息

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 














主管校长(签字):                                      经手人(签字):

 

注:(1)本表中“更正内容”指姓名、性别、身份证号、民族。

2)本表中“姓名”和“证件编号”指更正前系统中的姓名和证件号码。

3)本表按注册证号(51161开头的毕业生电子注册号)升序排序。

4)原则上不再接受毕业生信息更改申请。学生毕业后发生的个人信息变更,不做相应变更修改。

5)本表请使用相同内容的excel文件提交。

    附件4

国家开放大学毕业生信息变更修改情况统计表

 

 

单位名称:           市(直管县)电大(加盖校章)

 

 

 时间:

 

 

 

序号

分校名称

学号

注册证号

姓名

证件编号

更正内容

错误信息

正确信息

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


















主管校长(签字):                                      经手人(签字):

 

注:(1)本表中“更正内容”指姓名、性别、身份证号、民族。

2)本表中“姓名”和“证件编号”指更正前系统中的姓名和证件号码。

3)本表按注册证号(51161开头的毕业生电子注册号)升序排序。

4)原则上不再接受毕业生信息更改申请。学生毕业后发生的个人信息变更,不做相应变更修改。

5)本表请使用相同内容的excel文件提交。

 


附件5

文件夹命名示例

1.总文件夹和子文件夹命名示例:

子文件夹

2.在籍生信息修改(录入错误)文件夹示例:

说明: 在籍生信息修改_副本

3.在籍生信息修改(信息变更)文件夹示例:

说明: 在籍生信息变更:_副本

4.毕业生信息修改(录入错误)文件夹示例:

说明: 毕业生录入错误_副本

5.毕业生信息修改(信息变更)文件夹示例:

说明: 毕业生信息变更_副本

附件6

 

证明材料及命名示例

 

1.身份证

                          

2.户口本

说明: 4}8RQ30Y0_SE917LCF2(L[L

3.身份证号码更改证明

说明: C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Tencent\Users\262541610\QQ\WinTemp\RichOle\I8[)V$P[SFG4Q{]ST]6R4]O.png

                   

说明: C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Tencent\Users\262541610\QQ\WinTemp\RichOle\9C]GG_Y~0}T[`(V`}P2%K`Y.png

 

 

4.身份信息更改证明

说明: C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Tencent\Users\262541610\QQ\WinTemp\RichOle\P7QRJOWV{%4M@7CRF%{OXBQ.png

 

 

山东开放大学办公室                      2021310日印发

                                                 校对:刘金蕾

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